Dijital arşiv projeleri çoğu zaman bir tarayıcı alımıyla başlar ve birkaç ay sonra "her şeyi taradık ama hiçbir şeyi bulamıyoruz" noktasına gelir. Sorun tarama kalitesinde değil, tarama öncesinde verilmeyen kararlardadır. Aşağıdaki beş başlık, projenin ilk gününde masaya yatırılmalıdır.
1. Klasör yapısı: alışkanlığı bozmayın
Kurum çalışanı, yıllardır bilgisayarındaki klasör mantığıyla çalışıyor. Dijital arşivin bu mantığı reddedip tamamen yeni bir kavram seti dayatması, benimsenmeme riskini büyütür. Klasik klasör hiyerarşisini koruyup üzerine ek yetenekler inşa etmek, geçiş direncini en aza indiren yaklaşımdır.
2. Metadata: neyi etiketleyeceğinizi baştan belirleyin
Asıl fark yaratan katman, dosyaya iliştirilen ek bilgilerdir. "Fatura Tarihi", "Belge Tipi", "Konu", "Ada", "Parsel" gibi alanlar; dosya sayısı binlere ulaştığında karmaşayı önleyen tek mekanizmadır. Bu alan listesi tarama başladıktan sonra belirlenirse, önceki binlerce belge etiketsiz kalır ve geriye dönük düzeltme maliyeti katlanır.
3. OCR: dosya adı yerine içerikte aramak
Taranmış bir belge, optik karakter tanıma uygulanmadığı sürece sistem için yalnızca bir görseldir. OCR devreye girdiğinde belgenin içindeki bir kelime, fatura numarası veya kişi adı aranabilir hâle gelir; kilitli PDF ve resim formatındaki belgelerden metin kopyalanabilir. Aranabilirlik, dijital arşivin fiziksel arşive karşı en somut üstünlüğüdür.
4. Yetkilendirme: paylaşımı e-postaya bırakmayın
Belgeler e-posta ekiyle dolaşmaya başladığı anda kurum, o belgenin nerede olduğunu bilme yeteneğini kaybeder. Paylaşımın sistem üzerinden, son geçerlilik tarihiyle ve okuma/yazma/güncelleme/silme ayrımıyla yapılması; hem denetimi hem de KVKK yükümlülüklerini karşılamayı kolaylaştırır.
5. Silme politikası: geri dönüşü olan bir tasarım
Kullanıcılar hata yapar. Silinen bir belgenin doğrudan yok olması yerine kişiye özel bir "Silinenler" kutusuna taşınması, oradan geri yüklenebilmesi veya kalıcı olarak silinebilmesi; benimsenmeyi artıran küçük ama belirleyici bir ayrıntıdır. Kalıcı silmenin kimde olduğu da bu aşamada netleşmelidir.
Bu kararların tamamı, Dijital Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi çözümümüzün tasarımına yansımış durumda. Kurumunuzun mevcut arşivini birlikte değerlendirmek isterseniz bize ulaşın.