EPKAS Nedir?
EPKAS, belediyelere sunulan tüm yapı projelerinin elektronik ortamda toplanmasını, incelenmesini ve arşivlenmesini sağlayan kapsamlı bir yönetim sistemidir. Halihazırda birçok belediye tarafından uzun yıllardır aktif olarak kullanılan bu sistem, sahadan gelen tecrübelerle olgunlaşmış güvenilir bir altyapıya sahiptir.
Temel amacımız, fiziksel arşiv yükünü ve kağıt israfını bitirerek süreçleri %100 dijital ve izlenebilir hale getirmektir.
Kapsam ve Proje Türleri
Sistemimiz sadece mimari projeleri değil; zemin etüdünden statik, mekanik, elektrik, telekom ve peyzaj projelerine kadar bir yapının inşası için gereken tüm projeleri kapsar. Müellifler, inşaat alanı ve pafta/ada/parsel bilgilerini girerek ilgili tüm proje türlerini ve belgelerini sisteme yükleyebilirler. Bu bütünleşik yapı sayesinde, farklı birimlerin incelediği projeler birbirinden kopuk değil, tek bir havuzda koordineli şekilde yönetilir.
Süreç Akışı
01
Proje Oluşturma — Müellif ve Veri Girişi
Süreç, proje müellifinin sisteme girişi ve gerekli belgeleri (mimari çizim, tapu, imar durumu, kotlu kroki vb.) yüklemesiyle başlar. Müellif, projenin künyesini oluşturduktan sonra ilgili yapı denetim firmasını ve denetçilerini sisteme tanımlar. Proje oluşturma işlemi, müellifin elektronik imzasıyla resmiyet kazanır.
02
Sıralı İmza ve Kontrol — E-İmza Döngüsü
Sistem, belirlenen imza sırasına göre yapı denetimcilere otomatik e-posta bildirimleri göndererek süreci insan müdahalesi olmadan ilerletir. Denetçiler projeyi inceler; uygunsa e-imza ile onaylar, eksiklik varsa gerekçesiyle birlikte müellife iade eder. Proje belediye ekranlarına düşmeden önce tüm dış paydaşların incelemesi tamamlanmış ve e-imza ile uzlaşı sağlanmış olur.
03
Kurum İçi Dağıtım — Sevk ve Görevlendirme
Dış imzaları tamamlanan projeler, belediye yetkilisinin ekranına "Sevk Edilecekler" başlığı altında düşer ve buradan ilgili teknik personele atanır. Birden fazla kontrolcüye ihtiyaç duyulursa sistem sıralı atama yaparak projenin mühendislerin "Görevlerim" ekranına sırayla düşmesini sağlar. Bu akış, iş yükünün dengeli dağıtılmasını ve hiçbir projenin gözden kaçmamasını garanti eder.
04
İnceleme ve Sonuçlandırma — Mühendis Onayı
Görevli personel projeyi detaylıca inceler; bir eksiklik varsa tek tuşla açıklama yazarak projeyi müellife revizyon için geri gönderebilir. Mühendisler, projeye sadece kurum içi personelin görebileceği gizli notlar ekleyerek kurum hafızasını koruyabilir. İnceleme tamamlandığında proje e-imza ile nihai onaya kavuşur.
Yönetim Paneli: Her Şey Tek Ekranda
EPKAS'ın en güçlü yanı, tüm bu karmaşık süreçleri tek bir yönetim panelinde sunmasıdır. Bir yetkili; projenin şu an kimde beklediğini, atılan imzaları, yüklenen dosyaları ve o projeye bağlı diğer disiplin projelerini aynı ekranda görüntüleyebilir. Bu "tek ekran" felsefesi, yöneticilere tam hakimiyet sağlarken personel için kullanım kolaylığı sunar.
Sistem Yetenekleri
Geleneksel Süreçle Karşılaştırma
Belediyelerde yapı ruhsatı süreçlerinin klasik işleyişi ile EPKAS üzerinden yürüyen dijital süreç.
| Geleneksel İmar Süreci | EPKAS ile Dijital Süreç | |
|---|---|---|
| Proje teslimi | Matbu evrak ve CD ile elden teslim | Müellif projesini sisteme online yükler |
| Süreç takibi | Projenin kimde beklediği belirsiz | Tek ekranda anlık durum ve imza takibi |
| Disiplin koordinasyonu | Mimari, statik ve mekanik ayrı ayrı ilerler | Tüm proje türleri tek havuzda koordineli |
| Revizyon yönetimi | Hangi sürümün geçerli olduğu karışır | Sürüm geçmişi sistemde saklanır |
| Arşivleme | Fiziksel pafta ve dosya deposu | İzlenebilir, aranabilir dijital arşiv |
| Kağıt tüketimi | Her revizyonda yeniden çıktı alınır | Kağıtsız süreç |
Devreye Alma Süreci
01
Analiz & Keşif
Belediyenizin ruhsat süreçleri yerinde incelenir; proje türleri, birimler ve onay sıraları birlikte netleştirilir.
02
Yapılandırma
Kullanıcı rolleri, memur görev tanımları, imza sıraları ve yapı denetim paydaşları sisteme tanımlanır.
03
Kurulum & Entegrasyon
Sistem devreye alınır; e-imza altyapısı ve e-posta/SMS bildirim kanalları bağlanır, mevcut arşiv aktarımı planlanır.
04
Eğitim & Destek
Memurlar ve müellifler için kullanıcı eğitimleri verilir; SLA kapsamında bakım, izleme ve sürekli destek sağlanır.
Sık Sorulan Sorular
EPKAS hangi proje türlerini kapsıyor?
Sistem sadece mimari projeleri değil; zemin etüdünden statik, mekanik, elektrik, telekom ve peyzaj projelerine kadar bir yapının inşası için gereken tüm projeleri kapsar. Bir yapıya ait farklı proje disiplinleri birbirinden kopuk değil, tek bir çatı altında ilişkili olarak yönetilir.
Onay süreci nasıl işliyor?
Müellif projeyi oluşturduğunda sistem, belirlenen imza sırasına göre yapı denetimcilere otomatik olarak e-posta ile güvenli imza linkleri gönderir. Denetçiler projeyi inceleyip e-imza ile onaylar veya eksiklik görürlerse gerekçesiyle müellife iade eder. Böylece proje belediyeye gelmeden önce tüm dış paydaşlar arasında mutabakat sağlanmış olur.
Belediye içindeki dağıtım nasıl yapılıyor?
Dış imzaları tamamlanan projeler belediye yetkilisinin ekranına "Sevk Edilecekler" başlığı altında düşer ve ilgili teknik personele atanır. Birden fazla kontrolcü gerekiyorsa sistem sıralı atama yaparak projenin mühendislerin "Görevlerim" ekranına sırayla düşmesini sağlar; böylece iş yükü dengeli dağılır ve hiçbir proje gözden kaçmaz.
Müellif ve memurlar süreci nasıl takip ediyor?
Müellif, "Başvuru Sorgula" sayfasından projeyi adım adım takip edebilir. Memurlar ise projeyi anlık olarak izleyebilir ve yalnızca kurum içi personelin görebileceği gizli not sistemiyle birbirlerine not düşerek kurum hafızasını koruyabilir.