Genel Bakış
Fiziksel arşivler, ofislerde yarattığı alan ve zaman maliyetinin yanı sıra, yangın ve sel gibi felaketlere karşı savunmasız yapısıyla kurumsal hafızanızı sürekli risk altında tutar. Mekâna bağımlı kalan bu geleneksel sistem, modern iş dünyasının gerektirdiği anlık ve uzaktan erişim imkânlarını sunamayarak operasyonel süreçlerinizi yavaşlatır.
Dijital arşivleme çözümümüz, belgelerinizi fiziksel risklerden arındırıp güvenli bir dijital havuza dönüştürür. Kağıt israfını önlerken, gelişmiş arama motoru sayesinde bilgiye ulaşma süresini saniyelere indirir. Kurumsal hafızanız yetkisiz erişimlere karşı korunurken iş akışlarınız mekandan bağımsız ve kesintisiz ilerler.
Neden Dijital Arşive İhtiyaç Duyulur?
01
Fiziksel Alan Kaybı
Klasörlerin ofislerde kapladığı alan maliyeti ve karmaşa.
02
Zaman İsrafı
Aranan bir evrağın bulunmasının dakikalar, hatta saatler sürmesi.
03
Güvenlik Riskleri
Yangın, su basması gibi felaketlerde veya evrak kayıplarında verinin geri getirilememesi.
04
Operasyonel Maliyetler
Kağıt, toner, yazıcı bakımı ve sürekli büyüyen arşivleme materyalleri için harcanan bütçe giderleri.
Sistem Yetenekleri
01
Klasör Yapısı ve Etiketleme (Metadata)
Sistemde, bilgisayarınızdan alışkın olduğunuz klasik klasör yapısını aynen kullanabilirsiniz; bu sayede yabancılık çekmezsiniz. Buna ek olarak dosyalara "Fatura Tarihi", "Belge Tipi", "Konu", "Ada", "Parsel" gibi ekstra bilgiler ekleyerek arşivinizi daha düzenli tutarsınız. Dosya sayısı binlere ulaşsa bile bu etiketler sayesinde karmaşa yaşanmaz.
02
Yapay Zekâ Destekli OCR ile Dijitalleştirme
Sisteme yüklenen veya taranan görsellerdeki yazılar, yapay zekâ destekli OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisiyle yüksek okuma oranında otomatik olarak metne dönüştürülür. Taranmış bir PDF içindeki tek bir kelimeyi bile aratarak dosyayı bulabilir; kilitli PDF'ler veya resim formatındaki belgeler üzerindeki yazıları seçip kopyalayarak Word/Excel gibi ortamlara yapıştırabilirsiniz.
03
Gelişmiş İndeksleme ve Akıllı Arama
Çoklu kriter desteği sunan arama motoru, sadece dosya ismine bağlı kalmaz; doküman tipi, etiket, bölge veya içerik bilgisi gibi parametreleri birleştirerek nokta atışı sonuç verir. Hızlı önizleme sayesinde dosyayı indirmeye gerek kalmadan doğru belge olup olmadığını anında teyit edebilirsiniz.
04
Güvenli Paylaşım ve Yetki Yönetimi
Belgelerinizi e-posta eklerinde kontrolsüzce dolaştırmak yerine sistem üzerinden tam denetimli paylaşın. Paylaşımlara son geçerlilik tarihi verebilir; kullanıcı veya rol gruplarına "Okuma", "Yazma", "Güncelleme" ve "Silme" yetkilerini ayrı ayrı tanımlayabilirsiniz.
05
Favoriler ve Güvenli Geri Dönüşüm
Sık kullandığınız dosya ve klasörleri kendinize özel "Favoriler" listesine ekleyerek tek tıkla ulaşırsınız; bu liste yalnızca size görünür. Sildiğiniz bir dosya anında yok olmaz, size özel "Silinenler" kutusuna taşınır; dilerseniz geri yükler, dilerseniz kalıcı olarak silersiniz.
Neler Sunuyor?
Kurumunuza Sağlayacağı Somut Kazanımlar
Geleneksel Süreçle Karşılaştırma
Fiziksel arşivin kuruma yüklediği maliyet ve riskler ile dijital arşivin sunduğu karşılık.
| Fiziksel Arşiv | Dijital Arşiv ve DYS | |
|---|---|---|
| Belgeye erişim | Depoya gidilir, dosya elle aranır | Tam metin arama ile saniyeler içinde |
| Eş zamanlı kullanım | Bir belgeyi aynı anda tek kişi kullanabilir | Yetkili herkes aynı anda erişir |
| Fiziksel risk | Yangın, su ve nem tehdidi | Yedeklenen dijital havuzda güvence altında |
| Yer ve maliyet | Arşiv odası, raf ve taşıma maliyeti | Fiziksel alan gerektirmez |
| Erişim denetimi | Kimin hangi belgeye baktığı bilinmez | Rol bazlı yetkilendirme ve erişim kaydı |
| Uzaktan çalışma | Belgeye ulaşmak için binada olmak gerekir | Mekândan bağımsız, kesintisiz erişim |
Devreye Alma Süreci
01
Analiz & Keşif
Mevcut arşiv yapınız incelenir; klasör hiyerarşisi, belge tipleri ve etiket ihtiyaçlarınız birlikte netleştirilir.
02
Yapılandırma
Klasör yapısı, metadata alanları, doküman tipleri ve rol bazlı yetki grupları kurumunuza göre tanımlanır.
03
Kurulum & Aktarım
Sistem devreye alınır; mevcut belgeleriniz aktarılır ve yapay zekâ destekli OCR indekslemesi çalıştırılarak içerik araması yüksek okuma oranıyla kullanılabilir hale gelir.
04
Eğitim & Destek
Kullanıcı eğitimleri verilir; SLA kapsamında bakım, izleme ve sürekli destek sağlanır.
Sık Sorulan Sorular
Taranmış bir PDF'in içinde arama yapabilir miyim?
Evet. Sisteme yüklenen veya taranan görsellerdeki yazılar, yapay zekâ destekli OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisiyle yüksek okuma oranında otomatik olarak metne dönüştürülür. Dosya ismini hatırlamasanız bile belgenin içinde geçen bir kelimeyi, fatura numarasını veya kişi adını aratarak ilgili evrağı bulabilirsiniz.
Hangi dosya tiplerini destekliyor?
Başta çok sayfalı tarama çıktılarında kullanılan TIFF olmak üzere JPG, PNG, PDF, Word (DOC/DOCX), Excel (XLS/XLSX), PowerPoint (PPT/PPTX) ve TXT gibi yaygın formatların tamamı desteklenir; kurumunuzda kullanılan diğer dosya türleri de arşive eklenebilir. Tarama çıktısı ve görsel tabanlı belgelerde yapay zekâ destekli OCR devreye girerek içerikteki metin de yüksek okuma oranıyla aranabilir hale gelir.
Arşivi nasıl düzenli tutuyoruz?
Bilgisayarınızdan alışkın olduğunuz klasik klasör yapısını aynen kullanabilirsiniz. Buna ek olarak dosyalara "Fatura Tarihi", "Belge Tipi", "Konu", "Ada", "Parsel" gibi ekstra bilgiler (metadata) ekleyebilirsiniz; dosya sayısı binlere ulaşsa bile bu etiketler sayesinde karmaşa yaşanmaz.
Belge paylaşımını nasıl kontrol ediyoruz?
Paylaştığınız dosyalar için son geçerlilik tarihi belirleyebilirsiniz; süre dolduğunda erişim otomatik kapanır. Kullanıcı veya gruplara sadece "Okuma" izni verebileceğiniz gibi "Yazma", "Güncelleme" ve "Silme" yetkilerini de ayrı ayrı tanımlayabilir, dosyaları tek kişiye ya da bir rol grubuna toplu olarak açabilirsiniz.
Yanlışlıkla sildiğim belgeyi geri alabilir miyim?
Evet. Bir dosyayı sildiğinizde anında yok olmaz, size özel "Silinenler" kutusuna taşınır. Buradan tek tuşla eski yerine geri yükleyebilir veya kalıcı olarak silerek sistemden tamamen kaldırabilirsiniz.